Está demostrado que el cierre del ejercicio es el momento en que se cometen más errores contables, y también cuando se obvian algunas circunstancias que nos podría ahorrar un dinero en la factura fiscal en concepto de Impuesto de Sociedades.

Éstas son algunas de las circunstancias que debes tener en cuenta.

Revisar los asientos realizados

Para empezar hay que realizar una revisión exhaustiva de la contabilidad realizada a lo largo del año, ya que, una vez cerrado el ejercicio, cualquier error que no se subsane, se traspasará al siguiente ejercicio, si afecta a cuentas de balance. Por su parte, si el error se encuentra en la cuenta de gastos o ingresos, tendrá incidencia en el resultado y repercusiones fiscales, que pueden generar problemas con la Agencia Tributaria y derivar en responsabilidades para los administradores si se altera significativamente el resultado.

Para la revisión de la contabilidad, será de una ayuda inestimable el balance de comprobación de sumas y saldos a fecha de cierre de ejercicio contable, ya que con él podemos comprobar incoherencias en los saldos, o ver cuentas que deberían figurar con saldo cero y no lo están, pudiendo ser necesario realizar algunos ajustes para depurar errores de contabilización.

Ajustes contables

Antes de cerrar el ejercicio, hay que realizar una serie de ajustes contables, siendo los más corrientes los siguientes:
Reclasificación de las deudas del largo plazo al corto plazo, a no ser que esta reclasificación ya se realice mes a mes con el pago de las cuotas de los préstamos, algo que operativamente puede ser poco práctico, pero que, sin embargo, nos indica de cara a cuentas intermedias las deudas a corto plazo en todo momento.

Variación de existencias para corregir el resultado del ejercicio en función de las mercaderías consumidas, ya que el gasto en existencias no se corresponde con las compras, sino con los consumos. Así, hay que restar de las compras realizadas las existencias no consumidas, utilizando para ello la cuenta (61) o la (71) de variación de existencias; o por el contrario, puede suceder que en el ejercicio se consumieran más existencias que las compradas, debiendo reflejarse dicho beneficio también mediante la cuenta de variación de existencias.

Dotaciones de amortizaciones del inmovilizado para reflejar el desgaste de los activos y registrar el gasto correspondiente.
  • Dotar todo tipo de provisiones es algo que se debe reflejar en la contabilidad para que queden registradas las contingencias previstas por depreciación de activos, riesgos, etc.
  • Periodificación de determinados ingresos y gastos, como por ejemplo los seguros, donde se ajusta el gasto a la parte correspondiente al año que se cierra. Con la periodificación de ingresos y gastos, estamos realizando una distribución real en la cuenta de resultados de los ingresos y gastos que tenemos en un ejercicio, pero que alcanzan a uno o varios años.
  • Debemos de ver si existen también ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios.
  • Realización del asiento del impuesto de sociedades una vez realizados todos los ajustes anteriores.
  • Asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre de ejercicio. Una vez contabilizadas todas las operaciones del ejercicio, se anulan todas las cuentas de ingresos y gastos obteniendo una única cuenta que recoge el beneficio (saldo acreedor) o pérdida (saldo deudor), para acto seguido realizar el asiento de cierre saldando todas las cuentas abiertas, cargando las cuentas que tengan un saldo deudor, mientras que se abonarán las que tengan saldo acreedor.

¿Qué errores podemos cometer?

En cuanto a los errores que podemos cometer es importante revisar los siguientes aspectos:

Ajustes de valoración de los productos en curso

No contabilizar, o hacerlo mal, el ajuste de existencias del almacén. Al cierre del ejercicio debemos tener un inventario a precio de coste no solo de las mercaderías sino, y aquí está el mayor error, de los productos en curso.

Fechas de amortizaciones mal calculadas.

Debemos tener cuidado con la fecha de puesta en marcha del inmovilizado y no amortizar el año completo por defecto o ni siquiera amortizarlo si la compra es a finales de año. Debemos amortizar aunque sean unos días y desde la fecha en que el bien está en condiciones de funcionamiento.

Amortización Contable y fiscal no diferenciada.

La amortización que se establece en las tablas del artículo 12 de la LIS es la fiscal y no tiene porqué ser la contable. Aunque es cierto que la mayoría de las veces la amortización contable la podemos ajustar a la fiscal y así evitarnos problemas de ajustes extracontables, también lo es que en ocasiones confundimos criterios fiscales con contables. Esto puede ocurrir en casos como la amortización acelerada o la libertad de amortización, que son solo fiscales y no contables.

Clientes morosos.

De nuevo el problema está en confundir los requisitos fiscales con los contables. Muchos contables esperan a que se den las circunstancias fiscales para para poder deducir una corrección valorativa por un cliente moroso (declaración de concurso de acreedores, haber transcurrido 6 meses desde que entró en mora..) y esto no es correcto. Contablemente debemos atender al principio de prudencia y dotar la corrección en el momento que tengamos dudas de que un cliente nos va a pagar y no tenemos que esperar a que se cumplan los requisitos fiscales.

Devengo del impuesto de sociedades

Aunque el impuesto de sociedades se debe liquidar y, en su caso pagar, el 25 de julio del año siguiente al que se refiere su devengo, la contabilidad del mismo se debe hacer en el cierre del ejercicio. Se contabilizará tanto el impuesto corriente (reflejando en una cuenta deudora o acreedora si nos deben devolver o si tenemos que pagar nosotros) como el impuesto diferido provocado por diferencias temporarias, por bases imponibles negativas o por deducciones pendientes de aplicar.

Errores de ejercicios anteriores

Los errores de ejercicios anteriores no se deben contabilizar como gasto del grupo 6 del ejercicio actual, sino que se debe hacer cargando en la cuenta de reservas.

El uso y abuso de la cuenta 551

Es cierto que esta cuenta a lo largo del año va a ser una especie de “comodín” que utilizamos tanto cargando como abonando en ella para operaciones en las que tenemos dudas sobre la cuenta a usar o que consideramos transitorias. Al cierre del ejercicios debemos regularizarla y no dejarla con saldo abierto.

Cuentas de anticipos.

Es habitual encontrarnos al cierre del ejercicio cuentas de proveedores, acreedores o clientes con signo contrario al de su naturaleza. El error viene de anotar directamente en estas cuentas los anticipos entregados o recibidos, en lugar de usar las cuentas que a tal fin existen en el cuadro de cuentas del PGC. Su uso nos evitará saldos sin sentido en las cuentas mencionadas.

Falta de periodificación.

Normalmente gastos como seguros, arrendamientos, etc. no se periodifican. Debemos imputar al ejercicio aquellos gastos e ingresos que se devengan a fecha de cierre, lo que puede implicar ajustar parte de los mismos pues no corresponden a este año sino a ejercicios posteriores.

Falta de imputación.

Relacionado también con el principio del devengo es posible que facturas recibidas en el ejercicio siguiente pero que se corresponden a compras del año que estamos cerrando, deban contabilizarse como gasto en el ejercicio actual usando como contrapartida la 4009. Recordemos que el IVA no se devenga en este momento sino al ejercicio siguiente.

Las pagas extra a los trabajadores.

De nuevo relacionado con el principio del devengo, debemos recordar que las pagas extras deberán anotarse al cierre del ejercicio prorrateando los meses que correspondan.

Falta de imputación a resultados de las subvenciones

Es posible que durante el ejercicio hayamos tratado bien las subvenciones y las hayamos llevado al neto de la sociedad, pero no se nos puede olvidar llevar a resultados la parte de dicha subvención que corresponda. De igual manera hay que tener cuidado con el impuesto diferido de las mismas.

Reclasificación de plazos

Sigue siendo muy corriente no realizar los cambios de largo plazo a corto en aquellas cuentas que así lo requieran. Debemos tener presente que este cambio es necesario de cara a posibles análisis de solvencia, liquidez, etc.

En definitiva, debes considerar el momento del cierre contable como un momento crucial para no tener sobresaltos de ningún tipo por errores cometidos, o decisiones no adoptada a tiempo. Si tienes cualquier duda, lo mejor es consultar a nuestros asesores fiscales que te harán las recomendaciones que más te interesan.