Detectar y corregir errores en la contabilidad no es muy difícil valiéndose de las utilidades para su llevanza que nos permiten visualizar el asiento erróneo y modificarlo. Sin embargo, cuando la contabilidad ya está cerrada y depositada y nos damos cuenta de un error, debemos saber cómo actuar.
En primer lugar, debemos entender que estamos hablamos de un error contable y no de un posible cambio de estimación. El Plan General de Contabilidad lo define así:
“Se entiende por errores contables las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haberse utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta en la formulación de dichas cuentas.”
Los errores contables de ejercicios anteriores van a hacer necesario contabilizar algún gasto o ingreso en el ejercicio en curso sin posibilidad de utilizar el grupo 6 ni el grupo 7. La norma 22ª de Registro y Valoración del Plan General Contable establece que el ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores referidos al error, motivará en el ejercicio actual el correspondiente ajuste, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto en una cuenta de reservas.
Los errores contables que nos podemos encontrar son muchos, pero vamos a centrarnos los más usuales: el primero se refiere a una amortización mal realizada, el segundo una factura que nos llega fuera de plazo y el tercero una inspección tributaria que nos obliga a contabilizar hechos de ejercicios pasados.
Errores contables en la amortización
Supongamos la compra de vagón de carga para transportar nuestras mercaderías por 20.000 euros en enero del año 2.016. Para le estimación de su vida útil, ante la falta de experiencia en este tipo de inmovilizado, acudimos a las tablas fiscales y cogemos como coeficiente máximo el 20%.
Cuando hemos amortizado el 2017 (segundo año), nos damos cuenta de un error, ya que amortizamos el vagón como si fuese un autocamión en lugar de atender a su coeficiente máximo correcto que es del 8%.
Al tratarse de un error la norma nos pide que hagamos dos cosas:
Amortizar a partir de este momento la cantidad correcta
Corregir, mediante un asiento de ajuste, el error de los años anteriores, llevándolo a reservas.
Para este ajuste realizamos los siguientes cálculos:
Amortización que hemos realizado hasta la fecha
Cuota: 20.000 x 20% = 4.000
Años amortizados= 2 años x 4.000 = 8.000
Amortización que deberíamos tener atendiendo al coeficiente del 8%
Cuota: 20.000 x 8% = 1.600
Años amortizados= 2 años x 1.600 = 3.200
Diferencia: 8.000 – 3.200 = 4.800. Esto significa que hemos amortizado de más, con lo que debemos disminuir la cuenta (281) y llevar la diferencia a reservas.
Por el ajuste:
A partir de este momento, la cuota de amortización correcta será:
Errores contables por no haber contabilizado un gasto
Bien sea por despiste nuestro o bien por un poco de dejadez de algún que otro acreedor, lo cierto es que es más frecuente de lo que debiera que, una vez cerrada nuestra contabilidad, aparezca una factura de gasto que no hemos contabilizado y no sabemos bien qué hacer con ella. No sabemos si podremos contabilizar un gasto ahora en el grupo 6, ni si Hacienda nos va a permitir deducírnoslo, ni qué pasa con el IVA, etc..
Ejemplo:
Una vez cerrada la contabilidad del año 2017 recibimos la factura de una reparación de uno de nuestros camiones por importe de 2.500 euros más iVA de noviembre de 2016.
El apunte contable que haremos será el siguiente
Contablemente. Ya hemos comentado que el gasto no se contabiliza en el grupo 6, sino en una cuenta de reservas.
Fiscalmente nos planteamos dos dudas.
IVA. La anotación que hacemos en la cuenta (472) será perfectamente deducible ya que tenemos cuatro años para hacerlo.
Impuesto sobre sociedades. Un gasto que se nos olvidó contabilizarlo, podremos deducírnoslo al año siguiente a su devengo siempre que esto no suponga un perjuicio para Hacienda. Además, si queremos deducírnoslo del impuesto de sociedades, al estar ahora contabilizado en el grupo 1 y no en el grupo 6 no figura como gasto de cara al impuesto, por lo que tendremos que hacer un ajuste al resultado contable restando su importe.
Actas de inspección de Hacienda
Ejemplo
Tras una inspección de Hacienda nuestra sociedad debe aflorar una inversión en acciones de la Sociedad X que no contabilizó en su momento por importe de 18.000 euros.
El acta de inspección tiene el siguiente detalle
Cuota del impuesto: 5.400 €
Intereses de demora del año en curso: 480 €
Intereses de demora del año pasado: 144 €
Sanción: 3.600 €
En primer lugar debemos hacer un apunte contable donde demos de alta los activos ocultos:
Por otro lado debemos anotar el acta de inspección y la sanción. Aquí debemos tener cuidado y anotar como reservas los que se refieran a ejercicios pasados pero como gasto del grupo 6 los que se refieran al ejercicio en curso.
Estos son solo algunos ejemplos, pero sirven para que sepas que cometer errores es normal cuando se lleva la contabilidad, máxime cuando a veces se depende de acreedores que no siempre nos lo ponen fácil, pero que hay procedimientos establecidos para subsanarlos sin arriesgarse a recibir una sanción por parte de Hacienda.
Recurrir a nuestros asesores fiscales es la mejor vía para evitar errores y subsanarlos convenientemente cuando ocurren. Contacta con nosotros.
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