A partir de ahora, las visitas de los inspectores de trabajo darán lugar a una diligencia que extenderá el propio inspector y que deberá conservarse 5 años

Las empresas ya no tendrán que actualizar y guardar el denominado libro de visitas de la Inspección de Trabajo en el que debían llevar la cuenta de las inspecciones que les realizaba este organismo. El Ministerio de Empleo y Seguridad Social ha aprobado una orden ministerial que fué publicada el 12 de septiembre en el Boletín Oficial del Estado (BOE) que elimina definitivamente este libro de visitas, tanto en formato papel como en formato electrónico.
Esta medida redundará en un ahorro de 700 millones de euros, que se enmarca en las medidas del Gobierno para reducir cargas administrativas, según explicó ayer el Ministerio de Empleo.

La obligación documental deja de ser de la empresa

Con esta eliminación también se traslada de la empresa a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social la obligación de documentar y dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en las visitas a las empresas o en las comparecencias de éstas en las oficinas de inspección.
En 2013, este libro se sustituyó por el formato electrónico, en una primera adaptación de la Inspección de Trabajo por el creciente uso de las nuevas tecnologías en las relaciones de las empresas con la Administración.
Ahora, los inspectores de trabajo, cuando realicen visitas a los centros de trabajo o comprobaciones en dependencias públicas, extenderán diligencia, según establece la orden, y podrán utilizar medios electrónicos.
En concreto, extenderán una diligencia por cada visita, reflejando las materias, aspectos examinados o incidencias, que deberán ser conservadas por un plazo de cinco años.
En la propia orden se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cuya utilización pasa a ser efectiva a partir del día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE), es decir, 13 de Septiembre de 2016.

La inspecciones continuarán, y la obligación de colaborar seguirá siendo la misma

De todos los empresarios y trabajadores es conocida la obligación de atender debidamente a los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y Subinspectores Laborales, acreditando su identidad, colaborando con ellos con ocasión de visitas u otras actuaciones inspectoras.
Hemos de recordar como así hace la propia Orden ESS/1452/2016, que en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, se elimina la obligación de que las empresas tuviesen, en cada centro de trabajo, un libro de visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En su lugar, se refleja que ha de ser la Inspección de Trabajo la que se encargue de mantener esa información a partir del libro electrónico de visitas que desarrolle la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social; ahora bien, el Acuerdo de Consejo de Ministros, de 10 de julio de 2015, propone la supresión de la obligatoriedad del libro de visitas electrónico para 2017, por lo que habremos de ver si finalmente se produce de forma efectiva.
Teniendo en cuenta que el propio Ministerio de Empleo y Seguridad Social establece que, aunque en la medida de lo posible se utilicen medios electrónicos, no se impongan a los interesados obligaciones a la hora de adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para recoger estas diligencias, el modelo presentado podrá ser utilizado con los contenidos establecidos o bien un documento oficial sustituvo.

Contenido del nuevo modelo de diligencia
El contenido del nuevo modelo de Diligencia, viene regulado en el artículo 2 de la Orden inicialmente referida, y básicamente establece la obligación de contener:

  • Lugar y fecha de expedición de la diligencia.
  • Identificación del funcionario actuante y cuerpo al que pertenece.
  • Datos de la empresa y centro de trabajo.
  • Nombre, apellidos y DNI/NIE de la persona que atiende/comparece ante el funcionario.
  • Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.
  • Otros dependiendo del objeto de la diligencia.

Tal y como señala la Orden ESS/1452/2016, este modelo de diligencia también podrá ser utilizado para los requerimientos de subsanación que los técnicos habilitados en materia de Prevención de Riesgos Laborales, realicen en el ejercicio de sus funciones de comprobación.
Hemos de reseñar que “cada ejemplar de la diligencia entregado o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad social durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos”.
También deberán conservarse durante este período de tiempo los Libros de Visitas y modelos de Diligencias anteriores a la Orden aquí estudiada.

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